Al een aantal jaren heerste er grote ontevredenheid over het team Communicatie binnen de gemeente: zowel bij de raad, als het college, het management en de medewerkers. Verschillende pogingen hier iets aan te doen hadden niet tot het gewenste resultaat geleid. ‘Verbetering communicatie gemeente Raalte’ luidde mijn opdracht. Een prachtige opdracht, waarin ik in gezamenlijkheid zicht op een mooie toekomst mocht brengen. Niet alleen voor het team Communicatie, maar niet in het minst ook voor de hele gemeentelijke organisatie! En dan is het mooi om alle partijen weer blij te zien, ook al is het spannend. Een mooi moment om terug te blikken op het hoe en waarom.

Mijn opdracht
Bij mijn introductie binnen de gemeente, werd ik aangekondigd als degene die hét verbeterplan communicatie ging schrijven. De verwachtingen waren hoog gespannen.

Zaak dus om eerst mijn opdracht maar eens te duiden. Vanuit zowel het perspectief van het bestuur, als van management en medewerkers. De zogenoemde analysefase. Daarom eerst gesproken met vertegenwoordigers van raad, college en management. Een steekproef van medewerkers was al geïnterviewd, daarbij kon ik volstaan met het lezen van de verslagen.

Waar zat dan de ontevredenheid? Op verschillende vlakken: corporate communicatie, interne communicatie, issue management, strategische advisering bestuur. Waar je voor bij het team Communicatie moest aankloppen, geen idee. Meestal op het moment dat er gecommuniceerd moest gaan worden. Want daar is Communicatie toch voor? Vaak (te) laat om bijvoorbeeld inwoners nog te betrekken of nog goed te kunnen adviseren.

Dan de opdracht, ‘schrijf een verbeterplan communicatie…’, echode het in mijn hoofd. Dat kan altijd nog. Eerst maar eens zien te komen tot een door management en bestuur gedragen ambitie! Vanuit een analyse van de huidige situatie.

De confrontatie
Hoe schets ik mijn beeld van de huidige en gewenste situatie, waarbij het op hoofdlijnen helder is wat de bedoeling is? Waarbij de discussie effectief gevoerd wordt?

Niet door eerst te schrijven, maar door beide situaties letterlijk in beeld te brengen, was mijn gedachte. Inderdaad, twee plaatjes dus. Handgemaakte schetsen, want ik houd van authentieke communicatie, geen ‘window dressing’. Waarbij de associatie met de communicatiefunctie duidelijk moest zijn.

Vooral bestuur en management waren reuze benieuwd naar zowel mijn analyse, als mijn advies. Dat het gesprek ging over twee plaatjes, was al verrassend. Eerst wat onwennig –normaal razen de documenten door een vergadering heen- maar al snel bespeurde ik herkenning op de gezichten bij het presenteren van de huidige schets, en een lach bij het toekomstbeeld. Het associëren met een schets gaf het goede gesprek, met positieve energie. Sterker nog, er ontstond enthousiasme over de ambitie! ‘We willen communicatief in verbinding staan met de samenleving. Kan dat in de schets ook tot uitdrukking komen?’ Er ontstond daadwerkelijk een gezamenlijke, gedragen ambitie.

Van herkenning naar erkenning
Het teruggeven van alle gesprekken met raad, College, management én medewerkers, was niet alleen confronterend, ook spannend. Bij het team Communicatie zelfs emotioneel. De hulp-roep was immers al zo lang zo groot, zoals ook in de schets van de huidige situatie was opgenomen. De herkenning van de hulp-roep bij management en bestuur, gaf erkenning bij team Communicatie. De schets van de huidige situatie was duidelijk raak, herkenbaar en totaal. In een oogopslag was het duidelijk hoe de raad, het college, de directie en het management over communicatie gesproken hadden. En niet alleen over de communicatie zelf, als ook over het team Communicatie.

Toekomstbeeld
Uiteindelijk ging het natuurlijk om de ambitie. Ook het gesprek over het geschetste toekomstbeeld werd over het juiste gevoerd. Niet over punten en komma’s, maar over het totaalbeeld en de rol van Communicatie hierin. Het bewustzijn van ieders communicatie-verantwoordelijkheid was in een oogopslag helder.

Communicatie is allang niet meer alleen van de afdeling Communicatie. Communiceren doen we allemaal, het zijn de professionals pur sang om anderen daarbij te helpen. Alleen zo kunnen we effectief samenwerken met de inwoners en bedrijven, hen invloed geven in beleid (burgerparticipatie), of als gemeente meewerken aan initiatieven uit de samenleving (overheidsparticipatie). Beleid maken is ook niet meer alleen van beleidsmakers, communicatie niet alleen van communicatieprofessionals. Samen de communicatie vanaf het allereerste begin meenemen, daar gaat het om bij ontwikkelingen. Niet voor, maar met de samenleving. Door eerst belanghebbenden in beeld te brengen, kernboodschappen te formuleren, en tot een kalender van middelen te komen. Niet zozeer meer om te informeren, maar meer om ontmoetingen te creëren voor het voeren van het gesprek. Waarbij beleidsmakers en communicatieadviseurs samen op gaan.

Ook andere dan beleidsambtenaren of projectleiders helpen in communicatie, door te adviseren, bewust te maken van hoe communicatie (niet) werkt of te faciliteren. Dat is in mijn optiek de rol van de eigentijdse communicatieprofessional. Om zo te ontwikkelen naar een communicatieve organisatie, waarbij we met onze communicatie daadwerkelijk bij kunnen dragen aan de maatschappelijke doelstellingen.

Dat was de betekenis van de geschetste ambitie: de C Factor.

Hoe wil de gemeente communiceren?
‘De kracht van de kern, verbinden en vertrouwen’, luidt het coalitieakkoord. Als dat is waar we voor gaan, is ieders communicatie cruciaal. Dan betrekken we onze inwoners en bedrijven bij beleid, luisteren we actief, voelen we wat er speelt, communiceren we vanuit verbinding, inlevend, en zijn we transparant en betrouwbaar in onze communicatie. Met professioneel gebruik van eigentijdse middelen zoals social media.
Samen met de ambitie om te ontwikkelen naar een communicatieve organisatie, was dit mijn advies voor de communicatieambitie van de gemeente Raalte.

Helder verhaal, zowel bestuur als management begrepen de noodzaak, het waarom en op hoofdlijnen hoe. Mooi, we hadden een gedragen ambitie!

Hoe verder?
Uiteraard kon ik uiteindelijk niet volstaan met twee schetsen. Ze waren noodzakelijk geweest om het goede gesprek te kunnen voeren, maar dat was niet voldoende. Want wat betekende dit voor het team Communicatie en de organisatie?

Voor Communicatie betekende dit een compleet nieuwe rol, veel meer intern gericht. In feite betekende dit het opzetten van een nieuwe afdeling Communicatie, met nieuwe functies, nieuwe taken, nieuwe rollen.

“Spannend, maar boeiend en goed”, aldus een communicatieadviseur. “De plaatjes van Monique helpen heel goed om iedereen in te laten zien waarom we van vijf communicatie-professionals toe willen groeien naar een organisatie waar álle 250 medewerkers professioneel communiceren”, aldus gemeentesecretaris Karin Cornelissen.

De eerste stappen zijn gezet. Met een gedragen ambitie was de analysefase afgerond, de volgende fase was het verder bouwen van een fundament, gevolgd door de implementatie. Een goed fundament, waarbij de groep communicatieprofessionals een ontwikkeld team is om de organisatie verder te kunnen brengen en management en bestuur hierin mee te nemen. Met actuele kennis, om te beginnen op het gebied van communicatief beleid.

Ik heb het team een eindje op weg mogen helpen richting de ambitie. Door hen te coachen, structuur aan te brengen in de werkzaamheden en voor een deel door anders te organiseren.

Nu zit mijn opdracht erop. Ik ben benieuwd hoe het over een tijdje staat. De uitnodiging om eens op de koffie te komen, neem ik graag aan!